Como uma loja de reparação usa o SGR

A ficha de reparação é o trabalho. Guarda um número dessa loja, o cliente, o equipamento, a avaria, a marca e o modelo, o número de série quando existe, os acessórios deixados no balcão, as peças usadas, as marcações e o histórico de estados.

Uma loja nova começa com este percurso: abertura de ficha, em diagnóstico, orçamento enviado, aprovada pelo cliente, em reparação, reparada, fechada. Pode mudar os nomes no catálogo da loja. A aplicação continua a reconhecer estes passos, para se poder enviar um orçamento e marcar um equipamento como pronto a levantar.

As notas do técnico ficam na loja. As notas escritas para o cliente são as que aparecem na ligação do cliente. O ecrã inicial lista as fichas ainda abertas. A partir de uma ficha pode imprimir um PDF. As listagens de fichas podem ser exportadas para Excel ou CSV.

O orçamento é um valor registado numa linha de estado. O estado «orçamento enviado» exige esse valor. O valor mais recente é o orçamento que o cliente vê.

A ficha pode descarregar um PDF do orçamento. A aprovação não é feita no ecrã da loja. O cliente aprova na ligação assinada, e a ficha passa a «aprovada pelo cliente» com o mesmo valor.

O portal do cliente é só por ligação assinada. Não há conta de cliente nem uma lista pública de fichas. Na ficha, Ligação do portal copia um endereço temporário. Dura 7 dias, salvo se esse prazo for alterado na instalação, e abre apenas essa ficha. Quando expira, copie uma ligação nova.

A página mostra a loja, o número da ficha, o estado atual, o equipamento, os acessórios deixados, as peças do trabalho e o orçamento. O histórico mostra as mudanças de estado e as notas escritas para o cliente. As notas do técnico não estão nessa página.

O botão de aprovar só aparece enquanto o estado é orçamento enviado. O cliente confirma. As pessoas dessa loja recebem um aviso na aplicação. Se o envio de email estiver ligado, o endereço de notificações da loja pode receber a mesma notícia.

Quando o estado é reparada, a página diz que o equipamento está pronto para levantamento. Quando a ficha está fechada, a página diz isso. Se o cliente tiver telefone, a ficha pode abrir o WhatsApp com uma mensagem curta. O email para o cliente só é enviado quando o envio de email está ligado.

Um recibo de oficina é um documento interno do trabalho. Não é uma fatura certificada, e o SGR não o entrega a uma autoridade fiscal.

A partir da ficha, a loja cria um recibo em rascunho. O rascunho pode incluir o orçamento mais recente como mão de obra e as peças usadas na ficha. A loja pode emitir o recibo, registar pagamentos, marcá-lo como pago ou anulá-lo quando não restar nenhum pagamento. Uma ficha fica com um recibo que não esteja anulado. Anule esse recibo antes de criar outro.

Os números usam o prefixo da loja. Uma loja nova começa com REC. O PDF tem o título de recibo de oficina e indica que o documento não substitui uma fatura certificada. O painel da loja conta os recibos em rascunho do mês.

Cada loja tem os seus catálogos, copiados quando a loja é criada: equipamentos, avarias, acessórios e nomes de estado. A lista de equipamentos começa com computador portátil, computador fixo, telemóvel, tablet, impressora, monitor e consola. As avarias começam pelos casos habituais do balcão, incluindo não liga, ecrã partido, bateria que não carrega, problema de software, vírus, disco avariado, sobreaquecimento e danos por líquidos. Os acessórios cobrem o que os clientes costumam deixar, como um carregador, um cabo ou uma bolsa.

As peças são o stock da loja: SKU, nome, custo, preço de venda e quantidade. Usar uma peça numa ficha regista um movimento de stock. Mudar um catálogo numa loja não muda o da outra.

O painel da loja é um conjunto de contagens da loja em que entrou. Mostra fichas abertas, fichas fechadas hoje, fichas abertas hoje, orçamentos à espera de aprovação, trabalhos aprovados ainda sem reparação, equipamentos prontos a levantar, fichas abertas há mais de sete dias, marcações de hoje, peças com stock baixo e recibos de oficina em rascunho neste mês.

Por baixo das contagens estão as fichas abertas mais antigas e as peças com stock baixo. O ecrã inicial é a bancada: abrir uma ficha e ver o que ainda está pendente. Os relatórios cobrem fichas pendentes, um resumo de fechos, contagem de fichas e uma listagem de reparações. Esses números ficam dentro da loja em que entrou.